Jeder kennt es: die tägliche Suche nach wichtigen Unterlagen im Büro. Gehört ihr eventuell zu den Personen, die sich hinter grossen Papierbergen auf dem Schreibtisch verstecken? Oder nutzt ihr ein schlaues Ablagesystem, um im Büro dauerhaft den Durchblick zu behalten? In meinem heutigen Beitrag erkläre ich euch, wie eine effektive Ordnerstruktur am Arbeitsplatz in klassischen Büroschränken von Tradingzone.ch funktioniert.

Chaos am Schreibtisch: Überfüllte Ablagesysteme vermeiden

An zahlreichen Arbeitsplätzen sollen Ablagefächer den Alltag erleichtern. Oftmals sorgen undurchdachte Ordnungssysteme allerdings für das Gegenteil: Chaos! Denn mit der Suche nach wichtigen Unterlagen vergeudet ihr viel Zeit. Zeit, die euch letztendlich bei der Erledigung eurer Aufgaben fehlt. Und warum? Ganz leicht: Ablagesysteme sind in der Regel überfüllt, da ihr die Briefe und Dokumente wahllos in die Fächer legt. Abheften ist schliesslich nicht die schönste Aufgabe…

Mit einer guten Ordnerstruktur erleichtert ihr euch die Suche nach Unterlagen und behaltet den Überblick. Zusätzlich sieht ein aufgeräumtes Büro direkt einladender aus und an einem aufgeräumten Schreibtisch lässt es sich produktiver arbeiten.

Ordnerstruktur nach verschiedenen Bereichen

Briefe, Verträge und anderen Unterlagen in einen herkömmlichen Ordner abzuheften ist keine neue Erfindung. Vielmehr kommt es auf die Art und Weise an. Je nachdem wie gross euer Aufgabengebiet ist, sind mehrere Ordner nötig. Wenn ihr als Assistent der Geschäftsführung tätig seid, sollten Begriffe wie „Verträge“, „Versicherungen“ und „Protokolle“ auf jeden Fall in der Ordnerstruktur auftauchen. Weitere Arbeitsbereiche wie „Finanzen“, „Marketing“ oder „Personal“ könnt ihr selbsterklärend individuell ergänzen.

Und so einfach sortiert ihr euer Chaos in Ordnern:

1. 1. Einen handelsüblichen Ordner aus einem Fachgeschäft für Büromaterial mit einem passenden Klebeetikett versehen.
   2. Den jeweiligen Begriff oder Arbeitsbereich gut sichtbar mit dem Computer auf das Etikett drucken und auf den Ordnerrücken kleben.
   3. Die einzelnen Verträge, Briefe oder Dokumente in den Ordner heften – auf Wunsch gesondert in Klarsichthüllen.
   4. Mit praktischen Trennblättern eine zusätzliche Struktur nach Datum oder Bereich im Ordner schaffen.

Fertig!

Wenn ihr für jeden Bereich einen gesonderten Ordner angelegt habt, verschwindet zum einen das Chaos auf eurem Schreibtisch, zusätzlich findet ihr gesuchte Unterlagen schneller wieder. Und damit die Ordner nicht den gesamten Arbeitsplatz einnehmen, lassen sich diese optimal in einem stabilen (und abschliessbaren) Büro- oder Aktenschrank verstauen.

Ein Tipp: Eine zusätzliche digitale Ablage ist optimal, um die Dokumente doppelt zu sichern und zusätzlich den Papierverbrauch im Unternehmen zu reduzieren.